19 เทคนิค ของ “business writing” เขียนอย่างไรให้ดีที่สุด

ในโลกการทำงาน ต้องยอมรับว่าไม่มีใครเลี่ยงการเขียนไปได้ ยิ่งใครเขียนได้ชัดเจน-อ่านง่ายเท่าไร หน้าที่การงานของผู้นั้นก็ดูมีโอกาสสดใสรออยู่ ตรงข้ามกับผู้ที่เขียนแล้วไม่เข้าใจ ซึ่งอาจทำให้ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานเสียเวลามากขึ้น

ส่วนหนึ่งของเคล็ดไม่ลับสำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ คือการรู้จักผู้อ่าน เพราะก่อนการเขียนทุกครั้ง ผู้เขียนควรรู้ว่าข้อความที่กำลังเขียนนี้จะถูกส่งถึงใคร การกำหนดกลุ่มเป้าหมายนี้จะทำให้การเขียนเป็นไปอย่างตอบโจทย์ผู้อ่านได้

นอกจากนี้ ผู้เขียนควรจดจ่อกับแผนการเขียน อย่าเขียนข้ามไปมา จงจัดระเบียบความคิดแล้วร่างออกมาให้ครอบคลุมเป็นขั้นเป็นตอน

อีกจุดที่สำคัญ คือการเขียนให้ง่ายต่อการอ่านคร่าวๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้อ่าน ทางที่ดีควรลบคำพิเศษ และประโยคยาวเหยียดออก แล้วใช้การตั้งหัวเรื่องย่อย สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และรายการเรียงลำดับ เพื่อทำให้ข้อความอ่านง่ายขึ้น

หากเป็นข้อความภาษาอังกฤษ การใช้ประโยค Active Voice ถูกมองว่าดีกว่า Passive Voice เพราะประโยคที่ประธานเป็นผู้ทำกิริยานั้นโดยตรงอย่าง Active Voice นั้นไม่ทำให้บรรยากาศการอ่านน่าเบื่อเหมือน Passive Voice ขณะเดียวกันก็ควรเลี่ยงศัพท์เทคนิกที่อาจทำให้ผู้อ่านรำคาญหรือเข้าใจผิด

แทนที่จะใช้คำว่า “I think” (ผมคิดว่า) หรือ “I suggest” การใช้คำที่เด็ดขาดอย่าง “I recommend” อาจให้ผลลัพท์ที่ดีกว่า

ที่ลืมไม่ได้คือการตรวจทานคำสะกดและไวยกรณ์ จุดนี้อาจขออาสาใครสักคนให้ช่วยอ่านตรวจทานก่อนส่ง เพื่อไม่ให้เกิดฝันร้ายเรื่องการส่งข้อความผิดพลาดตามมา

 

ที่มา:thumbsup